プライバシーマーク（以下、「Pマーク」）を取得・更新する際、必ず課題となるのが「社内規程の策定と運用」です。
「昔作った規定が長すぎて、実態に合っていない…」
「不要と思われる規定があるけれど、削除して審査に落ちたら怖い…」
このように、規程の見直しに頭を悩ませているご担当者様は多くいらっしゃいます。
原因はいくつか挙げられます。
・コンサルタント会社が提供する「標準的な雛形（モデル規程）」をそのまま導入した
・古いコンサルタントがISOに準じて重いマニュアル・規程を策定した
・前任者が不在で文書類を策定した目的が曖昧になっている
・古いマニュアル・規程が、現在の実態に合っていない
一度策定したルールを削除したり緩めたりしたら、Pマークの審査で落とされるのではないかと心配される声を多くお聞きしますが、実態に合わないルールを放置し続けることは、以下のようなリスクが発生する可能性があります。
・現場の業務負担が増え、ルールが形骸化する（守れないルールが存在する状態）
・実態と規程の乖離（かいり）が審査で指摘事項となる
・最新のIT環境や働き方（テレワークなど）に対応できなくなる
不要なルールを削り、時代や働き方に合わせた「規程」へ整理・スリム化することこそが、適切な運用に必要です。2024年10月1日以降にPマークの申請を行う付与事業者様は、新しい審査基準（構築・運用指針）に沿った規程で運用していく必要があります。長年、規程をアップデートしていない付与事業者様にとって、今回の新審査基準対応は規程をスリム化・最適化する絶好の機会です。
弊社では、コンサルタントが貴社の実態に合わせた見直しをご提案いたします。 ぜひお気軽に弊社へお問い合わせください。
